• OBJETO:

 

NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS SAS (en adelante llamada empresa) en cumplimiento de lo establecido en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo complementan, pone a disposición de los Titulares de los Datos tratados por la empresa, su Política de Tratamiento de Datos personales.

 

El propósito de esta política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que le asisten, deberes de la empresa para con los Titulares de los Datos, procedimiento y mecanismos para hacer efectivo sus derechos, al igual que el alcance y la finalidad del tratamiento de datos que realizara la empresa a los Titulares de los Datos Personales que otorgaron su consentimiento previo, expreso e informado.

 

  • DEFINICIONES:

 

Para efectos de la presente política y de conformidad con la normativa aplicable, serán definidas las siguientes expresiones:

 

Autorización:              Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 

Base de Datos:           Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

 

Dato personal:            Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

 

 

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida

al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

 

Dato público:              Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

 

Dato financiero:          Es aquel referido al nacimiento, ejecución y extinción de las obligaciones dinerarias.

 

Datos sensibles:        Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

Transferencia:            La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

Transmisión:              Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

Encargado del

Tratamiento:               Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

Responsable del

Tratamiento:               Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

 

Titular:                        Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

 

Tratamiento:               Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  • PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN:

 

Principio de legalidad:           En materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

 

 

Principio de finalidad:                       El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

 

Principio de libertad:             El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

Principio de veracidad

o calidad:                               La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 

Principio de acceso

y circulación restringida:       El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

 

Principio de seguridad:         La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

Principio de

confidencialidad:                   Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

 

  • FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 

Los datos tratados por NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS SAS serán en cumplimiento de su objeto social y desarrollo de sus actividades industriales y comerciales. Por tanto, la empresa actuará como responsable y se limitará a las finalidades establecidas a continuación, velando siempre para que el tratamiento otorgado por terceros o encargados a los que se les permita el acceso a la información, se rija por la presente Política de Tratamiento de Datos:

 

  1. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de nuestro objeto social y actividades industriales y comerciales.

 

  1. Prestar sus servicios sujeta a las necesidades de los clientes y proveedores de la empresa, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, utilizar los Datos Personales para mercadeo, comercialización e información de nuevos servicios, actualizaciones o productos.

 

  1. Ejecutar la relación contractual con los empleados y/o contratistas.

 

  1. Ejecutar actividades administrativas de entrega de información, convocatoria a las reuniones sociales o pago de dividendos propias de la compañía frente a los accionistas y sus apoderados.

 

  1. Dar respuesta de cotizaciones y/o pedidos solicitados a la empresa.

 

  1. Los autorizados por parte del Titular de los Datos o los descritos en el aviso de privacidad respectivo, de acuerdo al específico caso.

 

  1. Enviar por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, mensaje de texto y/o cualquier medio de comunicación, información para mercadeo, comercialización e información de nuevos servicios, actualizaciones o productos.

 

  1. Gestionar procesos con el fin de vinculación laboral para la compañía y/o sus filiales.

 

  1. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la Información.

 

  1. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS SAScon el trabajador Titular de la Información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo.

 

  1. Realizar estudios internos sobre los hábitos del Trabajador, clientes y proveedores titulares de la Información para programas de bienestar corporativo que le preste NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS SAS

 

Los datos recolectados por NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS SAS mediante información proporcionada por los titulares u obtenida a través de medios tecnológicos – seguridad, podrán ser utilizados como prueba en cualquier proceso judicial y/o extrajudicial.

 

 

  • ÁMBITO DE APLICACIÓN:

 

Esta política será aplicada al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja, recopile y maneje NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS S.A.S. acerca de sus clientes, proveedores, empleados entre otros, a nivel nacional en el Territorio Colombiano, como a nivel internacional con sus clientes extranjeros.

 

  • RECOPILACIÓN DE DATOS

 

NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS S.A.S, podrá recolectar datos personales tales como su nombre completo, fecha de nacimiento, correo electrónico, identificación y teléfono. (En caso de que se requiera); Razón social, nit de la empresa, nombre y apellido del representante legal, nacionalidad, dirección de correspondencia, y dirección alterna que nos permitan entrar en contacto posterior con los mismos.

 

El titular de los datos autoriza expresamente a NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS S.A.S mediante anexo a esta política de tratamiento de datos personales, para recolectar los datos en los términos expresados así como también podrá consultar, complementar y actualizar dichos datos personales en cualquier momento, con otras bases de datos manejadas por un operador de información, con el fin de mantener actualizada la información de sus clientes, proveedores, empleados y otros. Estos datos personales de clientes, proveedores, empleados y otros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS S.A.S serán tratados conforme a los principios establecidos para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.

 

 

  • DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN

 

De acuerdo a la ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

 

  1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

 

  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

 

  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

 

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

  • ENCARGADO DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS.

 

La empresa ha designado a MARÍA ALEJANDRA HERRERA FERNÁNDEZ de Soto como responsable para que el Titular de Datos acuda en ejercicio de sus derechos, específicamente en atención de peticiones, consultas y reclamos.

 

El Titular de Datos que requiera ejercer sus derechos, puede comunicarse con MARÍA ALEJANDRA HERRERA FERNÁNDEZ en su calidad de Representante Legal de la empresa, quien podrá ser contactada a través de los siguientes medios:

 

Nombre: María Alejandra Herrera Fernández
E-mail: comercial@neatsoluciones.com
Cargo: Representante legal
Oficina: Calle 91 No. 19C-91 Ap. 303
Teléfono:  (57-1) 3832373

 

  • PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

 

Consulta: Los titulares de la información pueden consultar sobre la información que se tienen de ellos dentro de la base de datos de la empresa. Estos mecanismos podrán ser ejercidos a través de los siguientes medios: correo electrónico (comercialqneatsoluciones.com) y personalmente en la oficina en la calle 91 No. 19C -29 ap. 303

 

La empresa guardara prueba de la consulta, al igual de la respuesta; le solicitamos tener en cuenta:

 

  • Si desea solicitar una consulta, lo puede hacer mediante E-mail o a la dirección física mencionada en el casillero de oficina, es necesario establecer en el asunto: Consulta Habeas Data.

 

  • Si el solicitante se encuentra dentro de los criterios legales de la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 para proceder con la consulta se dará respuesta, de lo contrario, se le informara que no se encuentra en los criterios normativos para realizar la petición. Adicionalmente el titular deberá adjuntar copia de la fotocopia de su cedula.

 

  • Una vez nos llegue la consulta, por el mismo medio daremos trámite a la consulta realizada, dentro de un término no superior a 10 días.

 

Reclamos: Los reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, deben tener en cuenta lo siguiente:

 

  • 1) Si desea solicitar un reclamo, lo puede hacer mediante E-mail o a la dirección física mencionada en el casillero de oficina, es necesario establecer en el asunto: Reclamo Habeas Data.

 

  • 2) Si el solicitante se encuentra dentro de los criterios legales de la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 para proceder con el reclamo se dará respuesta, de lo contrario, se le informara que no se encuentra en los criterios normativos para realizar la petición. Adicionalmente el titular deberá adjuntar copia de la fotocopia de su cedula.

 

  • 3) Una vez nos llegue el reclamo, por el mismo medio daremos trámite a la consulta realizada, dentro de un término no superior a 15 días.

 

  • 4) Si el reclamo está incompleto, le solicitaremos que modifique, anexe o corrija para proceder con la actuación, de la cual no procederá ninguna respuesta hasta que no sea completada.

 

  • 5) Cuando el reclamo sea completado, La empresa contara con un periodo de 10 días para dar respuesta sobre el reclamo.

 

  • VIGENCIA:

 

Esta Política de Tratamiento de Datos entrara en vigencia el 30 de Septiembre del 2016.

 

 

  • DATOS DE CONTACTO:

La empresa se encuentra ubicada en la Calle 91 No. 19C – 29 Ap. 303 Bogotá Colombia.

 

 

  • SEGURIDAD:

 

Consientes con el grado de responsabilidad para cada uno de nuestros CLIENTES, PROVEEDORES, EMPLEADOS entre otros, NEAT SOLUCIONES INFORMATICAS S.A.S, se encuentra comprometida con los procedimientos y requerimientos de seguridad y calidad en cada uno de nuestras áreas para combatir toda actividad ilícita que vaya en contra de su buen nombre.

 

 

Atentamente,

 

 

 

MARIA ALEJANDRA HERRERA FERNANDEZ DE SOTO

REPRESENTANT LEGAL